Por que situação cadastral importa
Antes de fechar contrato, contratar fornecedor, conceder crédito ou aceitar nota fiscal, qualquer empresa séria checa a situação cadastral do CNPJ da contraparte. É o filtro mais barato contra fraude: empresa em situação irregular não pode emitir nota válida e, em alguns casos, sequer existe legalmente.
A situação aparece em todos os comprovantes de CNPJ e na ficha de qualquer plataforma de consulta.
As 5 situações cadastrais possíveis
| Código | Situação | O que significa | |---|---|---| | 02 | Ativa | Empresa em pleno funcionamento, com obrigações em dia | | 03 | Suspensa | Em diligência de fiscalização, temporariamente impedida | | 04 | Inapta | Não cumpriu obrigações declaratórias por mais de 5 anos | | 08 | Baixada | Encerrou atividades formalmente | | 01 | Nula | Cadastro anulado por irregularidade na origem |
02 — Ativa
Estado normal. A empresa pode emitir notas, contratar, ser contratada, e participar de qualquer operação comercial regular. ~99% das consultas em horário normal de mercado retornam empresas ativas.
03 — Suspensa
Status temporário. A empresa entrou em diligência (em geral, fiscalização federal ou estadual) e está com o cadastro restrito até regularizar. Não pode emitir nota fiscal enquanto suspensa. Pode voltar a "Ativa" após sanar a pendência.
04 — Inapta
Empresa que deixou de entregar declarações fiscais por 5 anos consecutivos ou que apresentou irregularidades cadastrais graves. Cadastro está vivo, mas a empresa é considerada "fantasma" pela Receita. Notas emitidas por inaptas costumam ser glosadas pelos compradores.
08 — Baixada
Empresa encerrada formalmente. Pode ter sido baixa voluntária (sócios decidiram fechar) ou de ofício (Receita encerrou após anos de inatividade). A ficha continua na base pública por tempo indefinido — só não dá pra operar pelo CNPJ.
Há motivos de baixa específicos. Os mais comuns:
- 01 — Extinção por encerramento liquidação voluntária
- 71 — Inaptidão (omissão contumaz de declarações)
- 67 — Omissão de declarações
- 73 — Inexistência de fato
01 — Nula
Caso raro. O CNPJ foi anulado porque o registro original tinha vício (documentação fraudada, dados falsos). É como se a empresa nunca tivesse existido. Notas emitidas por CNPJ nulo são sempre glosadas.
Como consultar a situação cadastral
Aparece automaticamente na consulta de qualquer CNPJ. Na busca da home ou no comprovante oficial da Receita, é uma das primeiras informações da ficha — geralmente abaixo da razão social.
Junto da situação aparece a data da situação cadastral: quando a empresa entrou no estado atual. Útil pra entender se a baixa é recente (ainda tem ativos pra cobrar?) ou antiga (sumiu há 10 anos).
Perguntas frequentes
Empresa baixada pode reabrir? Não com o mesmo CNPJ. Os sócios podem abrir uma nova empresa, com novo CNPJ, mesmo nome fantasia (se livre na Junta Comercial).
Posso comprar de empresa suspensa? Tecnicamente pode, mas não vai receber nota fiscal válida. O ICMS/IPI/PIS/COFINS dessa compra não é recuperável se sua empresa apura por crédito.
Como saber se uma empresa está inapta? Aparece como situação 04 — Inapta na consulta normal. A Receita publica a lista completa de inaptas em solucoes.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp.
Existe situação "Em processo de baixa"? Não no cadastro federal. Quando o pedido de baixa é protocolado, a empresa segue Ativa até a Receita processar — geralmente leva 30-60 dias.
O que acontece quando uma empresa fica inapta? Não pode emitir nota fiscal eletrônica, fica fora de licitações públicas, perde Certidão Negativa de Débitos. Sócios podem ficar com restrição cadastral.